In de zakelijke communicatie worden communicatie, besluitvorming en timing steeds moeilijker, doordat het terrein van informatiewerkers zich verplaatst buiten de bedrijfsvestiging en vaste werktijden, en er steeds meer gewerkt wordt met mensen buiten de organisatie. Het tijdig raadplegen van de juiste persoon is lastig. Uit onderzoek van Forrester (2007) is gebleken dat bedrijven soms trager worden of belangrijke projecten zelfs stilvallen, omdat besluitvormers niet kunnen worden bereikt en er niet op een afdoende manier kan worden samengewerkt. Wanneer dit probleem, van tijdig raadplegen en communiceren, is opgelost, is de volgende vraag hoe de effectiviteit van teams kan worden verhoogd door de onderlinge samenwerking te verbeteren. Unified Communications (UC), een nieuwe suite van geïntegreerde technologieën, helpt hierbij omdat het bedrijfstoepassingen, zoals agendering, e-mail, webvergaderen en expresberichten, integreert met communicatiemiddelen, zoals telefoons (vast en mobiel), audio- en videotoepassingen, en voicemails.
Forrester is tot de conclusie gekomen dat bedrijven hun productiviteit aanzienlijk kunnen verbeteren en aanzienlijk op kosten kunnen besparen als zij UC-producten van Microsoft gaan gebruiken. Ruim een op de tien bedrijven past het inmiddels toe en nog eens 16 procent is bezig met het ‘uitrollen’ van specifieke aspecten. De communicatie met werknemers, klanten en leveranciers verbetert en de processen verlopen soepeler.

De volgende UC-producten en –services worden momenteel door Microsoft geleverd:
• Microsoft Office Communications Server 2007 (OCS)
• Microsoft Exchange Server 2007
• Microsoft Office Live Meeting
• Microsoft Office Communicator 2007
• Microsoft RoundTable
• Microsoft Office Outlook

De inzet van UC bij bedrijven zal een grote impact hebben op hoe mensen met elkaar samenwerken. Face-to-face samenwerken wordt meer en meer vervangen door virtueel samenwerken, virtueel vergaderen, kennis vinden en delen en verbetering van de persoonlijke productiviteit in combinatie met deze nieuwe technologie. Dit vraagt nogal wat veranderingen in de organisatie, de cultuur en persoonlijk-, management- en technologisch vlak.

Onderstaand treft u een tiental uitgangspunten aan, die in het kort duidelijk maken waar de grote veranderingen in zitten.
1. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken.
2. Vertrouwen geven en krijgen.
3. Sturen op output in plaats van op inspanning.
4. Van management naar leiderschap.
5. Persoonlijke verbinding met werk en de organisatie.
6. Effectief en gericht samenwerken.
7. Ruimte bieden in plaats van regels opleggen.
8. Communicatie(middelen) op maat.
9. Dialoog in plaats van eenrichtingsverkeer.
10. Altijd en overal toegang tot relevante informatie.

Deze beweging vraagt om zorgvuldige sturing en training is hierbij een belangrijk hulpmiddel. Wilt u hierover meer weten, neemt u dan contact op met Pita van Arkel via (030) 247 66 10.